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erros na produção de eventos

Erros na produção de eventos e como evitá-los

O produtor de eventos precisa organizar, planejar, orientar e acompanhar todas as fases da realização de um evento, seja para empresas públicas ou privadas. Por mais experiente que esse profissional seja, erros na produção de eventos podem ocorrer. Para evitar desgastes, é importante que o produtor saiba como evitar esses erros e esteja preparado para lidar com eles, caso apareçam.

O que fazer para que não ocorram erros no orçamento? Ou para melhorar a eficiência dos seus colaboradores? É o que a PasseVIP te ensina hoje, por meio deste artigo. Confira!

9 erros na produção de eventos que você deve evitar

1- Falta de planejamento

De todos os erros que poderão ser cometidos, esse é o mais grave. Planejar é fundamental para organizar um evento, por menor que ele possa ser. O planejamento inclui: arrecadação de investimentos, infraestrutura, contratações, divulgação, etc. Não deixe que a pressa faça com que você pule essa etapa. Tudo que você pesquisa, observa e analisa reduz consideravelmente suas chances de fracassar.

Primeiramente, pesquise por eventos semelhantes aos seus. Organize e faça a união das suas ideias com as pesquisas, para que você possa iniciar um planejamento estratégico. Você precisa ter em mente os seus objetivos, o tamanho do evento, o público-alvo e as parcerias. Depois, registre tudo que você pensou para não esquecer de nenhum detalhe.

Os principais pontos do planejamento são: objetivo, público, tamanho do evento, infraestrutura e local, verba disponível, planilha de custos, patrocínio, contratações, riscos e formas de divulgação. Com tudo isso em mãos, elabore um plano de ação com datas e prazos para cada tarefa ser realizada.

2- Erros no orçamento

9 erros na produção de eventos

As falhas no orçamento podem fazer com que a carreira de um produtor seja destruída, porque, sem a quantia exata, não é possível conseguir arcar com todos os custos da organização. Por isso, após o planejamento, busque por orçamentos de possíveis fornecedores e defina uma verba confortável para que erros na produção de eventos, como esse, sejam evitados.

3- Estar desatualizado

Use a tecnologia para proporcionar facilidade e experiências ilimitadas aos seus clientes, como comprar ingressos online ou acessar o mapa do evento. Você também pode fazer uso da tecnologia para planejar, organizar e executar o seu evento. Automatize o máximo de coisas possíveis. Isso fará com que você e sua equipe possam se concentrar em áreas específicas, assim como executar tarefas que não podem ser feitas por um software.

4- Falta de divulgação

Site, Facebook, Twitter, blog e e-mail. Estas são apenas algumas ferramentas que podem ajudar muito na divulgação do seu evento. As redes sociais servem para melhorar a comunicação com o público e divulgar o seu evento para muitas pessoas em um período curto de tempo.
Escolha as ferramentas que estão de acordo com o perfil do seu público-alvo. Para isso, faça as seguintes perguntas: O meu público está mais presente em qual rede social? Que tipo de informação ele está procurando? Como posso atingi-lo?

5- Mão de obra desqualificada

Em eventos é necessário que você lide com um grande número de pessoas que irão te ajudar a planejar as atividade. Alguns dos principais erros na produção de eventos acontecem devido a problemas com a mão de obra, como funcionários desorganizados ou que não cumprem prazos da maneira correta. Estes erros na produção de eventos podem prejudicar o resultado final, especialmente se você não dedicou um tempo para alinhar todas as atividades que serão executadas pelos funcionários e não deixou claro qual o papel de cada um para que o evento seja um sucesso.

Outro problema relacionado à mão de obra são as faltas que podem ocorrer no dia do evento, prejudicando diversos setores e até mesmo o funcionamento de alguma estrutura.
Certifique-se que todos os funcionários estão aptos a cumprir com as suas obrigações. Além disso, procure profissionais com experiências na sua área de serviço. Seja honesto com a sua equipe e explique, com detalhes, todas as ideias e problemas do projeto.

6- Materiais e estruturas danificadas

Banheiros entupidos, falhas na iluminação e paredes danificadas. Esses são alguns exemplos de erros na produção de eventos que podem prejudicar e, até mesmo, colocar em risco o seu público.
Preste atenção em todos os detalhes do local onde o evento será realizado no momento da vistoria.

7- Mudanças climáticas

É preciso acompanhar de perto a previsão do tempo antes de planejar um evento. Planeje uma estrutura na qual mudanças possam ser feitas em situações de emergência. Nada pior do que o público ficar encharcado durante um temporal, não é mesmo?

Se o evento ocorrer ao ar livre, procure por maneiras de encaixar lonas ou prepare ambientes cobertos. Verifique a disponibilidade de segurança com os colaboradores e pense em adaptações para que os serviços prestados ocorram em espaços diferentes.

8- Não se preocupar com a venda de ingressos

É na venda de ingressos que o seu público começa a se impressionar com o evento – ou se desapontar. É preciso que você deixe bem claro, com antecedência, os pontos de venda. Pense em locais de fácil acesso e que comportem a quantidade de público esperado.

Deixe claro se a venda também será feita no dia do evento e informe detalhadamente sobre os valores antecipados e na hora.

Você também pode investir na venda online. Atualmente, é possível criar uma página para o seu evento e vender online em sites como o meuingresso.com. Ele possui 2 mil eventos cadastrados e mais de 45 mil ingressos vendidos. Você pode cadastrar o seu evento e acompanhar as vendas em tempo real. Crie a página do seu evento, divulgue nas redes socais e comece a faturar antecipadamente com o seu evento.

9- Falta de estruturação no controle de acesso

A falta de estruturação no controle de acesso é um dos erros na produção de eventos que podem gerar mais problemas e prejuízos, como: superlotação, brigas e algazarras. Para evitar esse tipo de problema, você pode investir em pulseiras de identificação, que serão distribuídas junto aos ingressos para o público. Uma outra alternativa, usada em grandes eventos como o Rock in Rio, são as pulseiras RFID. Além de servir como o próprio ingresso, esse tipo de pulseira permite que o público faça compras dentro do evento sem precisar se preocupar em levar dinheiro ou cartão de crédito.

 

Se você deseja adquirir qualquer modelo de pulseiras para eventos, conte com quem tem anos de experiência no assunto. Na PasseVIP, nós temos diversos modelos de pulseira de identificação, além de cordão para crachá e ingressos altamente seguros. Entre em contato conosco e conheça os nossos produtos. Agora que você já sabe quais os erros na produção de eventos e como eles podem ser evitados, siga nossas dicas e lembre-se: na hora de garantir o melhor controle de acesso para o seu evento, conte com a PasseVIP.