A PasseVIP dá 4 dicas de como organizar uma conferência de sucesso.

Publicado em 14 de dezembro de 2015

Conferências são eventos que exigem certas medidas específicas para darem certo. Por isso, a PasseVIP separou 4 dicas para organizar uma conferência de sucesso, para que você esteja devidamente preparado quando o momento chegar.
Seguindo as nossas recomendações, você terá melhores condições de evitar alguns dos principais erros de quem produz conferências sem a menor noção de como fazer isso. Há convidados de conferências que aceitam participar somente pelo prestígio de ter seu nome envolvido no evento ou pela possibilidade de abranger sua rede de contatos. Contudo, isso só vai acontecer se você não cometer nenhum dos equívocos que comprometem a sua reputação. Caso contrário, nenhum convidado topará participar sem ser remunerado, e nem assim alguns convidados toparão, dependendo da sua credibilidade como produtor de eventos.

Outro erro bem comum é exagerar no valor da inscrição. Em alguns casos, isso não impede que a conferência tenha a adesão desejada. Porém, uma cobrança inadequada pode queimar o seu filme, principalmente se não houver nada no evento que justifique um preço tão alto.

Veja 4 dicas para organizar uma conferência de sucesso:

1. Tema que chame a atenção
Não basta fazer tudo direito se o tema definido não chamar a atenção dos potenciais participantes. Pensando nisso, é necessário fazer uma pesquisa que consiga identificar a sua demanda, o que vai permitir a definição de um tema que seja capaz de atrair o maior número possível de pessoas, especialmente o seu público-alvo.

Para determinar um tema que aumente a probabilidade de garantir um evento de êxito, é essencial recorrer a ferramentas variadas, como pesquisas informais ou enquetes em sites oficiais ou até via mídias sociais. Assim, fica mais fácil perceber quais são as principais características de quem pretende comparecer ao evento e como agradar.

Mais do que acertar na escolha da temática da conferência, é fundamental saber como divulgá-la para o público. Se essa divulgação não for atraente o bastante, o público perderá o interesse ou nem terá vontade de ir até o evento. Portanto, crie um título bem direto e criativo, que seja fácil de assimilar e simples de ser reproduzido e propagado por aí. O mesmo vale para os demais materiais de divulgação, que precisam ter um diferencial, destacando os motivos pelos quais as pessoas devem se inscrever, como a participação de um convidado especial ou outro tipo de benefício.

2. Planejamento estruturado levando em conta os interesses do público
Cada evento deve ser planejado de maneira separada, mas isso não quer dizer que você não possa adaptar ideias e colocar em prática medidas que já funcionaram em eventos similares ao que você irá organizar. Na hora de planejar sua conferência, não esqueça que os interesses do público precisam conduzir a forma como você estrutura o evento.

Em vez de marcar uma palestra seguida de outra sem nem cinco minutos de intervalo entre uma e outra, você corre o risco de frustrar os convidados e de se atrapalhar na transição, por exemplo. Outra questão que deve ser considerada é a necessidade de intervalos para cafés, o que pode servir não só para que os participantes comam e bebam, mas também para que eles tenham outra oportunidade de fazer networking.

E a sua organização é primordial para que o planejamento dê certo, visto que você tem que lidar com uma série de contratempos, como horário de chegada e partida de palestrantes, checagem do público, distribuição de brindes e certificados, entre outros elementos, que não devem sair do seu controle. Ao programar o seu convidado principal para o primeiro horário, você pode perder uma boa parte do público assim que o convidado especial for embora, por exemplo.

3. Convidados experientes e com algo a acrescentar
No lugar de dar prioridade a nomes que servem de chamarizes para o público, seu foco deve ser a experiência dos convidados. Mesmo que não sejam oradores experientes, os convidados devem ter algo a acrescentar, para que os inscritos sintam que o tempo gasto com a conferência tenha valido a pena.

Claro que nada impede que você busque nomes de peso, o que realmente pode ajudar a aumentar sua audiência, mas o conteúdo deve sempre se sobressair. Quando você tiver que checar a disponibilidade dos possíveis palestrantes, também verifique se eles já participaram de conferências e confira se estas foram recebidas positivamente. Além disso, não se esqueça de checar o currículo de cada convidado, de modo a assegurar que o evento contará com o que há de melhor para o público que você tem o intuito de alcançar.

E quem vai presidir a mesa também precisa ser uma pessoa experiente, afinal de contas, trata-se de uma função que pode alterar os rumos da conferência. O ideal é que tal pessoa tenha jogo de cintura para lidar com as mais variadas situações, sabendo cativar a atenção dos participantes quando necessário.

4. Equipe preparada
Ao escolher os membros da sua equipe, lembre que o preparo vai ser crucial para que o evento seja um sucesso. A logística de realização programada só correrá conforme o previsto se todos da sua equipe estiverem em sintonia, de maneira que cada função seja realizada como você havia planejado, desde a recepção do público até os responsáveis pela confecção do material de apoio usado no evento.

A partir dessas dicas dadas acima, seu evento estará no caminho certo para ser um sucesso.

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