Nota Fiscal para eventos: tipos de notas e como emiti-las

Parte da rotina do produtor de eventos, a emissão de notas fiscais é essencial para a regularização comercial e a legalização de empreendimentos e negócios. Documentos fiscais são obrigatórios na venda de serviços e produtos para todas as pessoas jurídicas, como comprovação da sua receita.

Portanto, se você contrata fornecedores ou vende ingressos pela internet deve emitir notas fiscais. A regra é válida tanto para empresas estabelecidas em espaços físicos quanto e-commerces. Apenas empreendimentos que não se encaixam nas exigências de emissão de Nota Fiscal tipo 1 e A-1 não são obrigadas a aderir ao sistema digital, mas, ainda assim, podem optar voluntariamente pela NF-e.

A seguir, compilamos informações importantes para desmistificar as populares NF’s e auxiliar produtores de eventos no processo de emissão de suas notas.

Certificado Digital

Para começar a emitir notas fiscais você precisa de um certificado digital. Ele será a assinatura eletrônica da sua empresa para a validação jurídica de transações eletrônicas, do envio de declarações ao Fisco e emissão da nota fiscal eletrônica.

O certificado digital é solicitado na assinatura de uma NF, autenticando o documento, sua emissão e preenchimento, e na transmissão da nota, quando o emissor se conecta à Secretaria da Fazenda (Sefaz). Para retirar o seu certificado, escolha uma Autoridade Certificadora (AC) da ICP-Brasil.

Como obter o certificado digital?

Solicite a emissão do certificado digital no portal da AC escolhida. Depois disso, será necessário ir pessoalmente a uma Autoridade de Registro (AR) vinculada à AC – a AR é a entidade responsável pelo recebimento, a validação, verificação e o encaminhamento de solicitações de emissão ou revogação de certificados digitais.

Após a validação presencial dos documentos fornecidos, o solicitante poderá configurar o smartcard ou token com o seu certificado digital. Lembre-se: a autoridade certificadora também deve informar sobre custos, aplicações, documentos necessários, formas de pagamento, equipamentos e outras exigências.

Documentos necessários

Ao se apresentar a uma Autoridade de Registro, a pessoa física deve ter em mãos os seguintes documentos:

• Documento de identificação pessoal legível com foto (RG, CNH, passaporte).
• Cadastro de Pessoa Física (CPF).
• Comprovante de residência em nome do titular, com data de emissão inferior a 90 dias (na ausência do comprovante, o titular preencherá declaração manual).

Para pessoas jurídicas – LTDA, EIRELI, ME – os documentos necessários são:

• Número do CNPJ.
• Contrato Social registrado na Junta Comercial ou em cartório.
• Requerimento de Empresário e alterações registrados na Junta Comercial ou em cartório (quando o requerente for empresário individual).
• Certidão de MEI retirada na internet (quando o requerente for microempreendedor individual).
• Documento de identificação pessoal do titular legível com foto (RG, CNH, passaporte).
• Comprovante de residência em nome do titular, com data de emissão inferior a 90 dias (na ausência do comprovante, o titular preencherá declaração manual).

Associações, Sociedades Anônimas S/A e cooperativas devem apresentar:

• Número do CNPJ.
• Estatuto devidamente registrado no órgão competente,
• Ata de eleição e posse da diretoria devidamente registrada no órgão competente.
• Documento de identificação pessoal do titular legível com foto (RG, CNH, passaporte).
• Comprovante de residência em nome do titular, com data de emissão inferior a 90 dias (na ausência do comprovante, o titular preencherá declaração manual).

Credenciamento na Secretaria da Fazenda

Para emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, o produtor de eventos precisa se identificar como micro empreendedor individual (MEI) ou pessoa jurídica (PJ). Feito isso, é hora de realizar o cadastro no sistema de emissão de notas fiscais da Sefaz estadual ou do município em que a empresa está registrada. Algumas cidades exigem o certificado digital de reconhecimento da empresa diante dos órgãos públicos, e, agora, você já sabe como obtê-lo, certo?

A emissão da NF-e depende da adaptação do sistema de faturamento da empresa ao seu programa online. O software emissor está disponível gratuitamente para download no site do Sebrae São Paulo. Depois de instalado na máquina do contribuinte, o programa permite a emissão da nota fiscal eletrônica. O Emissor de NF-e gera o arquivo digital, possibilita o gerenciamento ou cancelamento das notas e possui outras funções, como cadastro de clientes, produtos e transportadoras.

Outra forma de emitir notas fiscais é adotar uma ferramenta de automação do processo de emissão. Ao optar pela emissão automática de notas, o sistema coleta as informações sobre a venda, organiza o fluxo no portal da prefeitura e encaminha a nota fiscal para os seus compradores. Saiba se está na hora de automatizar a emissão das suas notas fiscais aqui!

Tipos de notas fiscais

Desde 2006, as notas fiscais eletrônicas (NF-e) substituem gradualmente as tradicionais notas fiscais de papel. Cada uma delas atende a demandas específicas do mercado com o objetivo de legalizar atividades e empreendimentos. São elas:

• Nota Fiscal de Serviços Eletrônica: nota mais utilizada pelos produtores de eventos, a NFS-e comprova a prestação de serviços de qualquer natureza. De caráter municipal, cada prefeitura tem as suas próprias especificações no momento da emissão.
• Nota Fiscal de Produto Eletrônica: emitida na venda de produtos físicos (exceto ingressos), a NF-e está vinculada ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Importante para a troca de mercadorias e legalização de comércios eletrônicos.
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica: ainda em fase de implementação em alguns estados, a NFC-e é a nota usada pelo comércio e varejo e substitui o cupom fiscal. É preciso estar atento às particularidades de cada região para a sua emissão.

Emissão de notas fiscais

Agora que você tem o certificado digital em mãos, já realizou cadastro na Sefaz do seu estado ou município e conhece o tipo de nota fiscal eletrônica ideal para o seu negócio, é hora de colocar as mãos na massa! O passo a passo para a emissão da NF-e é simples e pode ser resumido em nove etapas. Confira:

1. Realização do pedido de compra ou pagamento de serviço.
2. Aceite do pedido e emissão da NF-e, com envio à Sefaz e Receita Federal.
3. Autenticação da transação.
4. Envio online da NF-e ao consumidor ou fornecedor.
5. Mercadoria, acompanhada de um documento auxiliar da NF-e, é enviada ao produtor ou prestador de serviço.
6. Produtor emite NF-e ou varejista emite cupom fiscal para produto.
7. Sefaz do estado ou município recebe os dados da transação e envia a autenticação.
8. Cliente recebe cupom fiscal, no caso de produtos comprados em loja física, ou nota fiscal enviada por e-mail, após pagamento nas transações virtuais.
9. Produtor emite relatórios fiscais de fechamento de caixa.

A emissão de notas fiscais é uma atividade fundamental na produção de eventos e deve ser orientada por um contador. Portanto, dedique tempo ao seu planejamento tributário, evite situações irregulares e faça o seu ROI ser ainda maior!

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