Coronavírus e eventos: o que fazer diante da crise?

Em março, publicamos um artigo sobre os primeiros efeitos do coronavírus na indústria brasileira de eventos. Nele, abordamos os reflexos das medidas de restrição na circulação e na aglomeração de pessoas em diversas produções pelo país. Desde então, uma das principais orientações do Ministério da Saúde adotada por estados e municípios para conter o avanço do coronavírus (COVID-19), continua sendo cancelar ou adiar eventos. Essas determinações já impõem prejuízos imensuráveis para o segmento. Diante desse cenário, reunimos algumas dicas para que produtores de eventos possam reduzir o impacto negativo em seus investimentos e contornar a crise.

Estude o cenário externo

O avanço da pandemia de COVID-19 acontece gradualmente em diversos países e um terço da população mundial está sob medidas de isolamento para combater a propagação do novo coronavírus. Por isso, é hora de planejar com base no que já está acontecendo em regiões onde a transmissão da doença encontra-se em estágios mais avançados. Enquanto grandes festivais já foram cancelados nos EUA, veja o anúncio oficial do South by Southwest (SXSW), alguns produtores europeus optaram por adiar seus eventos para o verão do continente e aguardar novas medidas e orientações do governo.

Sob a ótica de quem já investiu dinheiro para realizar a produção, o cancelamento deve ser a sua última escolha. Dessa forma, adiar o evento para o segundo semestre de 2020 tem se mostrado uma alternativa viável, mas que requer um plano B caso o futuro permaneça incerto. Em lugares onde cancelar o evento é obrigatório, produtores consideram facilitar reembolsos, oferecer generosos descontos em futuras vendas e até mesmo utilizar os ingressos já vendidos nas próximas edições de seus eventos.

Considere outras alternativas

Outra forma que vem sendo utilizada para reduzir as perdas no retorno sobre investimento (ROI) dos produtores é a transmissão online via live streaming. Você já deve ter percebido como o volume de lives no Instagram aumentou nas últimas semanas, não é mesmo?

Pois é, ainda assim, produzir um evento online é muito mais complexo e requer o uso de meios de suporte para uma transmissão satisfatória. O portal Sympla está antecipando a disponibilização da versão beta do Sympla Streaming, um conjunto de ferramentas para ajudar produtores a transmitir eventos para seus participantes de forma remota.

Tenha em mente que realizar um evento online é diferente de produzir sua versão “real”. Isso significa reestruturar o planejamento e a proposta do seu evento, sem tirar o foco na experiência do público. Garantir qualidade técnica na transmissão e a interação da audiência é fundamental neste contexto.

Seja empático com o público

É importante ressaltar que a perspectiva de vendas para o segmento durante ao mês de abril não é promissora. Por isso, não tente vender ingressos agora. Anunciar atrações, convidados, programações e lineups também não é sensível ao momento. Ao invés disso, aproveite as próximas semanas para elaborar estratégias, estabelecer novas parcerias e ampliar know-how sobre ferramentas que agreguem valor ao seu trabalho. Tudo isso, claro, sem perder o contato com o público. Manter canais de comunicação com a sua audiência será fundamental até que tudo isso acabe.

Se você optou por adiar seu evento, pense em formas de torná-lo ainda mais acessível ao público. No futuro, abordagens menos invasivas e maneiras de flexibilizar pagamentos, por exemplo, serão recursos necessários uma vez que a crise financeira atingirá muitas pessoas e isso certamente vai gerar reflexos psicológicos em muitas delas.

Portanto, para que a crise não seja ainda maior, é preciso seguir protocolos e conscientizar as pessoas sobre as orientações sanitárias determinadas pelo Ministério de Saúde do Brasil e pela Organização Mundial da Saúde. Leia também o nosso artigo especial Coronavírus: o que é e como prevenir a COVID-19. Previna-se e, acima de tudo, mantenha a calma. Força, produção!