Método GTD para produção de eventos
O método GTD, abreviação de Getting Things Done, é um método de organização e produtividade pessoal. Seu objetivo principal é fazer com que os adeptos consigam “esvaziar” a mente, aliviando o estresse acumulado pelo excesso de informações e, de maneira tranquila, consigam lidar com as tarefas de uma forma eficiente e com o mínimo de tensão.
Hoje, a PasseVIP te ensina como aplicar o método GTD no seu dia a dia e te apresenta algumas ferramentas que podem te auxiliar para que você execute-o com eficácia. Veja, a seguir!
Aplicando o método GTD
Quem deseja aprender sobre o método GTD de forma aprofundada, deve ler o livro “A arte de fazer acontecer”, de David Allen, criador da metodologia, pois é fundamental conhecer os cinco principais passos para que seja possível entender todo o processo. Apresentamos aqui, de forma resumida, os principais pontos destacados no livro:
1. Coletar: na coleta, você deve eliminar tudo que está na sua cabeça e manter a mente clara e tranquila. Para isso, anote todas as suas tarefas e pensamentos do dia. Por exemplo, se você tem uma reunião com um patrocinador às 16h e lembrou que precisa entrar em contato com o buffet, não armazene essas informações na sua mente, escreva tudo em um papel ou no seu smartphone. Desta forma, você não corre o risco de esquecer algo importante e, ao mesmo tempo, pode se preocupar com outras coisas sem ficar pensando em uma determinada tarefa constantemente;
2. Processar: nesta fase do método GTD, você deverá processar todas as informações que você anotou, seguindo a dica anterior, e definir qual ação é prioridade, qual pode ser adiada, se alguma precisa ser dividida em etapas ou outras possibilidades. Se seu dia está dividido em: fechar o local onde o evento será realizado, fazer as provas do buffet e entrar em contato com a produção do artista, organize da mais importante para a menos importante, evitando que as tarefas mais importantes se percam.
3. Organizar: depois de processar, é o momento de você elaborar um sistema de organização que funcione para você. Uma boa maneira de fazer isso é organizar suas tarefas por contexto, assim, você poderá tirar um dia para trabalhar só com patrocínio, outro só com buffet e outro só com controle de acesso, por exemplo.
4. Revisar: no método GTD, um dos itens mais importantes é a revisão. É nesse momento que você observa se tudo planejado está caminhando de maneira correta e sendo feito de acordo com o esperado. É nesta etapa que você deve reorganizar as prioridades, evitando que coisas urgentes deixem de ser feitas.
5. Executar: a última etapa do método GTD é o momento de botar em prática tudo aquilo que você organizou, sem estresse ou ansiedade, apenas trabalhando na execução do que foi planejado. Ponha as suas listas em ação e realize tudo aquilo que tinha que ser feito.
Ferramentas que podem te auxiliar no método GTD
Por ser uma metodologia simples, ferramentas como cadernos, pastas e calendários são suficientes para a aplicação do método GTD. Entretanto, para quem gosta de tecnologia, existem diversos aplicativos criados para GTD, que facilitam muito o dia a dia de organizadores de eventos, já que permitem sincronização em computadores, celulares e tablets. São eles:
1. Todoist: é um aplicativo de gerenciamento de tarefas que torna possível aplicar o GTD. O Todoist é grátis e pode ser instalado tanto em Androids quando em Iphones. Nele você pode acrescentar datas, lembretes, prioridades, distribuir tarefas e adicionar comentários, para que você possa organizar o seu dia e o de toda sua equipe;
2. Evernote: este é considerado o aplicativo ideal para gerenciamento de trabalho, uma vez que, no mesmo sistema, você pode elaborar listas de tarefas, reservar links importantes, anexar documentos, como contratos, e até criar apresentações para reuniões. É um aplicativo grátis e que pode ser usado em tablets, computadores e smartphones;
3. Outlook: outra ótima maneira de aplicar o método GTD é utilizar o próprio Outlook. Ele te oferece a possibilidade de gerenciar tarefas, organizar e armazenar calendários e ainda possui integração com o seu e-mail, deixando todos os documentos, relatórios e assuntos importantes em um mesmo sistema e facilitando a vida de pessoas que não gostam de ter que instalar diversos aplicativos.
O método GTD pode ser utilizado tanto no seu dia a dia de organização de eventos quanto no grande dia. Entretanto, algo que causa preocupação em produtores, mas não pode ser exatamente resolvido pela metodologia é o controle de acesso. Mas, para isso, você pode contar com a PasseVIP. Nós trabalhamos com pulseiras de identificação personalizadas, que fazem com que você controle o número de pessoas presentes no seu evento, evitando tumultos e penetras. Além disso, também temos pulseiras vip, que permitem que você diferencie o público que será direcionado para cada local do evento. Entre em contato conosco e conheça mais sobre a nossa gama de produtos.
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